Checklist para Finanzas · 6 minutos
10 controles antes de liberar un pago.
Para quien responde por la salida del dinero. Cada control dice qué es, cómo se ve cuando falla y, cuando aplica, cómo lo cubre Certo Procure. Si un control no está en Procure, lo decimos.
Separación de funciones
Quien pide la compra, quien la aprueba y quien prepara el pago son personas distintas.
Cuando falla. La misma persona solicita, aprueba y carga el pago. Nadie lo nota hasta la auditoría.
En Certo Procure. La requisición, la aprobación y la propuesta de pago quedan registradas con usuario y fecha, y las propuestas de pago llevan doble control.
Cruce de tres vías
Antes de pagar, la orden, la recepción y la factura coinciden en lo que se pidió, lo que llegó y lo que se cobra.
Cuando falla. Se paga porque llegó la factura. Lo que no se recibió o el precio que no se negoció salen igual.
En Certo Procure. Antes de pagar, orden, recepción y factura tienen que coincidir. Si falta evidencia, la factura se detiene y se ve exactamente qué falta. Incluido en Procure Total y Enterprise.
Recepción registrada
Alguien confirma qué llegó, cuánto y cuándo, y ese registro existe antes del pago.
Cuando falla. La recepción es un «sí, ya llegó» en un chat. Se paga lo que llegó a medias o no llegó.
En Certo Procure. La recepción, parcial o total, queda registrada con usuario y fecha. Sin recepción no hay pago.
Cambio de cuenta bancaria con aprobación
Todo cambio de cuenta de un proveedor se confirma por un canal distinto al que lo pidió y lo aprueba otra persona antes del siguiente pago.
Cuando falla. Llega un correo con «nuestros nuevos datos bancarios», alguien actualiza la cuenta y el siguiente pago sale hacia un tercero.
En Certo Procure. La ficha del proveedor guarda sus cuentas tokenizadas. La confirmación del cambio por otro canal y su aprobación siguen siendo parte de tu procedimiento de tesorería.
Límites de aprobación por monto
Cada nivel de autoridad aprueba hasta un monto; por encima, la aprobación sube al nivel siguiente.
Cuando falla. Una compra grande se aprueba con un «ok» enviado desde el móvil, o se parte en varias solicitudes para quedar debajo del umbral.
En Certo Procure. La regla por monto y centro de costo decide quién aprueba, y cada respuesta queda registrada con usuario y fecha. Por ejemplo: arriba de US$5,000, aprueba la gerencia financiera.
Proveedores validados
Solo se emiten órdenes a proveedores activos, con sus documentos revisados.
Cuando falla. Un proveedor dado de alta ayer, sin expediente, recibe su primer pago sin que nadie haya revisado quién es.
En Certo Procure. Cada proveedor tiene su ficha con documentos revisados, y la orden se emite a un proveedor activo. Las alertas de vencimiento de documentos llegan próximamente.
Control de duplicados
La misma factura no se paga dos veces, aunque llegue por dos vías o con un reenvío.
Cuando falla. La factura llega por correo y otra vez con el estado de cuenta del proveedor. Se paga dos veces y se descubre en la conciliación.
En Certo Procure. La factura se vincula a una orden. Una segunda factura contra la misma orden se detiene.
Presupuesto por centro de costo
Cada compra se carga a un centro de costo con responsable antes de comprometer el gasto.
Cuando falla. El gasto aparece al cierre como «gastos generales» y nadie sabe qué área lo pidió.
En Certo Procure. Cada solicitud lleva su centro de costo; presupuesto y responsabilidad acompañan la solicitud, y la aprobación sigue reglas por centro de costo.
Evidencia auditable
Para cada pago puedes mostrar quién lo pidió, quién lo aprobó, qué se recibió y contra qué factura, sin buscar en el correo.
Cuando falla. Auditoría pregunta por un pago y la evidencia es un hilo de correo con «RE: RE: RE: factura» y un «ok» en un teléfono.
En Certo Procure. Cada decisión queda registrada con usuario y fecha. En Enterprise, exportas al ERP un CSV con orden, factura y la evidencia del cruce.
Propuesta de pago liberada por otra persona
Quien arma la propuesta de pago no es quien la libera.
Cuando falla. La misma persona prepara el lote de pagos y lo envía al banco. Un error, o algo peor, sale sin segunda mirada.
En Certo Procure. Las propuestas de pago llevan doble control. Certo Intelligence explica las diferencias entre orden, recepción y factura, pero no libera pagos: eso lo hace una persona.
Cómo usar esta lista
Toma los últimos diez pagos a proveedores y pregunta, para cada uno, qué controles puedes demostrar con evidencia y no solo de palabra.
8–10 controles: el proceso está gobernado; revisa que siga así cuando crezca el volumen.
5–7 controles: el dinero sale con evidencia parcial; los huecos suelen estar en recepción y duplicados.
0–4 controles: el pago depende de la memoria y del correo de alguien. Empieza por la aprobación por monto y el cruce de tres vías.
Sigue una compra real, de la solicitud al pago.
Configuramos un flujo parecido al tuyo y mostramos cada control sin esconder el detalle.
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